2018-04-26

Ny Dataskyddsförordning (GDPR)

PM Dataskyddsförordningen

Grunder
Dataskyddsförordningen kommer att gälla som lag och ersätta personuppgiftslagen. Dataskyddsförordningen gäller från och med den 25 maj 2018.

Det är viktigt att dokumentera vilka personuppgifter vi hantera hur de samlas in och till vem uppgifterna lämnas ut

Personuppgifter är personnr, adress, tfn nr, email adress mm

Syftet med registret skall framgå samt hur man uppdaterar, hur länge man lagrar uppgifterna och hur uppgifterna tas bort.

Näringslivsforums register mm (de personuppgifter vi hanterar)

Medlemsregister i Excel
Registret innehåller, Namn på företag/alt person, adress, tfn nr kan vara fast eller mobil nr, email adress till person/företag eller infoadress, medlemsavgift.

I medlemsregistret(Excel) finns enbart medlemmar som har ansökt om medlemskap. Dessa tas bort ur registret då företaget/personen ej längre vill vara med.

Hemsida
Innehåller företagets/personens namn, logga i förekommande fall, kontaktpersonens namn, tfn nr kan vara fast eller mobil nr, email adress till kontaktperson eller annan email adress.

På hemsidan finns enbart medlemmar som har ansökt om medlemskap. Dessa tas bort då företaget/personen ej längre vill vara med.

Hemsidan är publik där alla kan se och läsa de uppgifter som finns redovisade. Medlemmar kan därmed rätta sina uppgifter löpande

Visma
Faktureringssystem för medlemsavgifter. Systemet innehåller uppgifter om kundens namn, adress, email och hur fakturan skall sändas ex email eller post

Outlook
Innehåller Namn, företag och email adress.

I Outlook finns de med som har sänt mail till föreningen eller är medlemmar i föreningen enligt ovan

Mailchimp
Innehåller Namn, företag och email adress.

I mailchimp finns enbart medlemmar eller sådana som själva begärt att få bli med på sändlista. Det går att själv ta bort sig från denna lista

Ovan nämnda register innehåller ej personnummer eller organisationsnummer

Syftet med registret/registren

Att kunna administrera föreningens medlemmar samt att visa omgivningen att föreningen är genom sin storlek en viktigt partner för att utveckla samhället och därmed viktigt att vara medlem i.  Det sker en kontinuerlig uppdatering av de register som redovisas nedan.

Att kunna delge vår medlemmar information om pågående och kommande verksamhet

Att ge medlemmarna möjlighet att nätverka och finna samarbetspartners

Vi delger inte andra vårt medlemsregister (Excel) eller maillista.

 Näringslivsforums åtgärder

  1. Samtliga medlemmar kommer att tillskrivas individuellt och informeras om de uppgifter som ligger i medlemsregistret och Visma. De kommer samtidigt att uppmanas att kontrollera uppgifterna på hemsidan.
  2. Denna pm kommer att publiceras på hemsidan samt delges via mailchimp
  3. Samtliga mail i Outlook äldre än 1 år kommer att raderas.
  4. Samtliga kontaktuppgifter på medlemmar i Outlook tas bort vid utträde ur NLF
  5. Mailadress i mailchimp tas bort vid utträde ur NLF. Särskild begäran måste då ske för att kvarstå i mailregistret

 I samband med att ny medlem registrerar sig godkänner denne också att lämnade uppgifter läggs in i ett medlemsregister och att uppgifterna används för information.

Samlat medlemsregistret skall inte delges andra.(Excel)

Ansvarig för att hantera samtliga Näringslivsforums register är verksamhetsledaren